Scontrini e ricevute: dalla foto ai dati per la nota spese

Un pranzo durante una trasferta, un parcheggio, un acquisto di materiali: ogni spesa produce un documento che deve arrivare a chi la gestisce. Lo scontrino viene fotografato, la ricevuta arriva per email, il PDF finisce in una cartella. Poi qualcuno apre i file e ricopia data, esercente e importo nel foglio della nota spese o nel gestionale.

Con LOCRAI puoi acquisire scontrini e ricevute, estrarre i dati con l’AI e sottoporli a verifiche prima di esportarli o integrarli nei sistemi aziendali. Il risultato utile è un insieme di campi consultabili e riutilizzabili, collegati al documento da cui provengono.

Cosa estrarre da uno scontrino o da una ricevuta

Prima di automatizzare conviene definire quali informazioni servono davvero al processo. Uno scontrino di un bar e una ricevuta di un parcheggio hanno layout e contenuti diversi: i campi da cercare devono riflettere il documento e il tracciato richiesto dal sistema di destinazione.

• Esercente o soggetto che emette il documento, con i dati identificativi disponibili.
• Data e, quando utile e presente, ora dell’operazione.
• Numero o riferimento del documento, se riportato.
• Importo totale e valuta.
• Imponibile, IVA e modalità di pagamento, quando indicati e leggibili.
• Descrizioni e importi delle singole voci, quando richiesti dal flusso e presenti sul documento.

Un campo assente va trattato come assente. Se il documento non riporta un dato o la foto non permette di leggerlo con sufficiente affidabilità, il processo deve prevedere una verifica, non completare l’informazione per supposizione.

Acquisire il documento prima che si perda

L’app LOCRAI per iPhone e Android permette di fotografare il documento o importare PDF e immagini dalla galleria. Puoi seguire lo stato di elaborazione dal telefono, con lo stesso account della dashboard. È un punto di ingresso utile per chi raccoglie giustificativi durante la giornata: scopri l’app mobilescopri l’app mobile.

Una foto completa e a fuoco riduce il lavoro successivo. Inquadra tutti i bordi, evita riflessi e pieghe sul totale e controlla che data e intestazione siano leggibili. Se lo scontrino è molto lungo, verifica che le righe restino distinguibili. Un’immagine sfocata o tagliata può richiedere una nuova acquisizione.

Leggere un importo non significa averlo verificato

L’AI estrae le informazioni; i controlli deterministici verificano condizioni esplicite. Dove il documento espone tutti gli elementi necessari, si può controllare la coerenza tra righe, subtotali e totale. Il flusso può inoltre richiedere la presenza di data, importo e altri campi indispensabili prima di proseguire.

Quando il dato estratto ha affidabilità insufficiente o un controllo segnala un’incongruenza, la revisione consente di confrontare i campi con il documento originale. La soglia va scelta in funzione del lavoro da svolgere: una cifra dubbia non dovrebbe trasformarsi silenziosamente in un rimborso errato. Approfondisci come usare il punteggio di affidabilitàcome usare il punteggio di affidabilità.

La nota spese richiede anche il contesto aziendale

Lo scontrino contiene i dati dell’acquisto, ma normalmente non sa per quale commessa sia stato sostenuto o a quale centro di costo appartenga. Dipendente, trasferta, cliente e motivo della spesa sono informazioni da associare nel flusso di raccolta o nel gestionale: non sono campi da far inventare all’AI.

Anche il controllo dei duplicati e l’approvazione devono avere regole chiare nel sistema che gestisce la nota spese. Esercente, data, riferimento e importo estratti possono aiutare quel sistema a individuare possibili doppioni. Un eventuale limite per categoria va applicato alle condizioni definite dall’azienda, con gestione delle eccezioni.

Un esempio: dalla ricevuta fotografata alla revisione

Un collaboratore fotografa una ricevuta di parcheggio da 12,50 euro. LOCRAI acquisisce l’immagine ed estrae i dati disponibili, come esercente, data e totale. Se il totale è poco leggibile, il documento passa alla revisione secondo la soglia configurata. Chi verifica confronta il campo con la foto e corregge l’eventuale errore.

Una volta pronto, il dato può essere esportato per il sistema che compone la nota spese. In quel sistema si associano collaboratore e trasferta e si applicano le regole di approvazione. La lettura del giustificativo e la decisione aziendale sulla spesa restano passaggi distinti e controllabili.

Portare i dati nel gestionale

LOCRAI consente l’esportazione in CSV, Excel, JSON e XML e l’integrazione attraverso API e webhook. Il tracciato deve essere concordato con il sistema di destinazione: nomi dei campi, formato delle date, rappresentazione degli importi e riferimenti al documento. Leggi come integrare l’estrazione nel gestionalecome integrare l’estrazione nel gestionale.

Per partire, raccogli un campione dei documenti che ricevi davvero: scontrini nitidi e sbiaditi, ricevute PDF, foto dritte e difficili. Definisci i campi obbligatori, le condizioni di revisione e il formato di consegna. Puoi richiedere una demo con i tuoi documentirichiedere una demo con i tuoi documenti per valutare il flusso prima di estenderlo a tutta l’azienda.