Team LOCRAI11 min di lettura
Ordine, DDT e fattura non tornano? Dove si spezza il matching
Tre documenti, tre reparti, un solo saldo da far quadrare. Perché il matching ordine–bolla–fattura fallisce quando i dati restano nei PDF — e come avere campi confrontabili senza rifare tutto a mano.
In teoria è semplice: l'ordine dice cosa dovevate ricevere, il DDT cosa è arrivato, la fattura cosa vi chiedono di pagare. In pratica i tre documenti vivono in caselle diverse, con layout diversi, e qualcuno deve ancora confrontarli riga per riga — spesso su Excel, spesso a fine mese.
Non è un problema di «mancanza di software»: è un problema di dati non strutturati. Finché ordine, bolla e fattura restano PDF chiusi, il matching resta un lavoro umano fragile.
Cosa significa davvero far quadrare tre documenti
Il matching a due o tre vie non è una feature da checklist. È una sequenza operativa:
- Ordine di acquisto: quantità, prezzi, codici, fornitore, consegna prevista
- DDT / bolla: cosa è stato spedito e ricevuto, con riferimenti all'ordine
- Fattura: importi, aliquote, scadenze — e il diritto di pagare solo ciò che torna
Quando un campo non coincide (quantità, codice, prezzo, riferimenti), nasce un'eccezione: contestazione, storno, ritardo di pagamento, tempo di chi insegue il fornitore.
Il matching non fallisce sul gestionale: fallisce prima, quando i numeri non sono ancora dati.
Dove si spezza il processo (prima dell'ERP)
- Il DDT arriva scansionato o con layout nuovo: nessuno estrae le righe in modo affidabile
- Il riferimento ordine sulla bolla è incompleto o scritto in un campo «libero»
- La fattura arriva giorni dopo, senza legame chiaro alla consegna ricevuta
- Acquisti, magazzino e amministrazione lavorano su file diversi, non su un'unica riga di verità
Cosa cambia quando i documenti diventano dati
Se LOCRAI legge DDT e fatture (e potete far arrivare anche l'ordine come riferimento), ottenete campi confrontabili: fornitore, quantità, codici, totali, riferimenti. Il gestionale può allora fare il matching — o segnalare solo le eccezioni — invece di far digitare tutto a qualcuno.
Il punto non è «automatizzare il confronto in abstract». È togliere il collo di bottiglia del data entry, così il matching diventa un controllo, non una trascrizione.
Da dove partire senza rifare tutto
- Scegliete un fornitore ad alto volume e un solo tipo documento (spesso il DDT)
- Misurate eccezioni e minuti a documento oggi
- Collegate l'export o i webhook al flusso dove già fate (o vorreste fare) il matching
- Allargate a fatture e altri fornitori quando i numeri tornano
Se operate su ciclo passivo e ricezione merce, approfondite anche l'automazione del ciclo passivo e i DDT in logistica. Per vederlo sui vostri PDF, richiedete una demo.
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