Fatture passive estere: dal PDF all'autofattura nel gestionale

In Italia si fa presto a dire «ciclo passivo automatizzato»: per i fornitori nazionali la fattura elettronica arriva già strutturata. Il lavoro sporco è rimasto sull'altro mucchio — le fatture estere. Arrivano in PDF, in inglese o in tedesco, con valute e layout che cambiano ogni volta. Qualcuno le ribatte, poi qualcuno emette l'autofattura.

Dopo la fine dell'esterometro quel secondo passaggio non è più un adempimento laterale: è TD17, TD18 o TD19 verso lo SDI. Lo studio o l'amministrazione che compra da fornitori UE ed extra-UE fa ancora due lavori a mano. Non è un problema di «mancanza di gestionale». È un problema di documento che lo SDI non ha mai visto.

Perché le fatture estere restano un lavoro a parte

La fattura italiana è un XML FatturaPA: il gestionale la importa, al massimo va controllata. La fattura estera è un file. Spesso via email, a volte scansionata, quasi mai nello stesso formato del mese precedente. I campi ci sono tutti — fornitore, imponibile, valuta, righe — ma non sono un tracciato. Sono inchiostro.

• Fornitori intra-UE: beni (TD18) o servizi (TD17), con integrazione IVA
• Fornitori extra-UE: reverse charge e TD19, più dati doganali quando servono
• Valute diverse dall'euro, da convertire in registrazione
• Anagrafiche da abbinare: VAT UE, tax ID extra-UE, sede, IBAN
• Picchi da studio: tanti clienti, pochi PDF ciascuno, tutti da chiudere entro la liquidazione

Chi deve fare cosa: IDP e gestionale

Qui è facile sbagliare prodotto. L'autofattura è un atto fiscale del cessionario italiano. La emette il software che già parla con lo SDI — gestionale, Tesoreria, TeamSystem, Zucchetti, Fatture in Cloud. Un IDP che la spedisse lui diventerebbe intermediario fiscale, con conservazione, nature IVA e rettifiche. Non è il mestiere di LOCRAI, e non è quello che i commercialisti vogliono delegare a un estrattore di documenti.

Il pezzo che il gestionale non sa fare da solo è l'altro: leggere il PDF estero. Estrarre i campi, normalizzarli, consegnarli nel tracciato che l'ERP usa per registrare l'acquisto e far partire l'autofattura nativa. Due sistemi, un flusso. LOCRAI struttura il documento; il gestionale chiude l'adempimento.

Cosa arriva dal PDF, cosa parte dal gestionale

Dal documento estero servono gli stessi dati che oggi qualcuno copia a mano: anagrafica fornitore, numero e data, valuta e importi, aliquote o esenzioni, righe, riferimenti d'ordine. Quei campi, verificati, vanno nel payload verso l'ERP. Lì il gestionale crea la registrazione di acquisto e, se espone l'API, genera TD17, TD18 o TD19 come fa già dall'interfaccia.

• LOCRAI: ingest (email, upload, API), estrazione, controlli su totali e anagrafica, export o webhook
• Gestionale: registrazione, scelta del tipo documento SDI, invio, conservazione
• Studio: eccezioni, nature IVA, clienti senza API — non la ribattitura di ogni PDF

Se un gestionale non espone «crea autofattura», ci si ferma al documento di acquisto strutturato. Meglio dirlo: un connettore che precompila la registrazione è già un salto rispetto al copia-incolla. Promettere l'emissione su tutti gli ERP, no.

Il caso dello studio

In azienda il volume sta su pochi fornitori esteri, sempre gli stessi. In studio è l'inverso: tanti clienti, ognuno con due o tre PDF al mese, layout diversi, scadenze allineate alla liquidazione. Ribattere è costoso; sbagliare cliente è peggio. Serve isolamento per organizzazione, non un unico mucchio di file.

Il flusso che tiene è: casella o upload per cliente → estrazione sul PDF estero → revisione solo sotto soglia → export nel software contabile di quel cliente. L'autofattura resta dove lo studio la emette oggi. Cambia chi ha già digitato i numeri.

Cosa non è questo articolo

Non è una consulenza su quale TD usare, né un sostituto del commercialista. La classificazione fiscale resta vostra. LOCRAI consegna campi confrontabili; la nature IVA e il tipo documento SDI li decide chi registra. Non sostituiamo conservazione, intermediario né il ciclo passivo già coperto dallo SDI sulle fatture italiane.

Il punto di partenza è un campione reale: mix di fatture UE ed extra-UE, il gestionale che usate, e se esiste già un comando di autofattura da chiamare. Da lì si vede se basta l'export o serve il connettore. Per vederlo sui vostri PDF, richiedete una demo.