Facturas de proveedor extranjeras: del PDF a la autofactura en el gestional

En Italia es fácil llamar «automatizado» al ciclo de compras: los proveedores nacionales ya envían una factura electrónica estructurada. El trabajo sucio quedó en el otro montón — las facturas extranjeras. Llegan en PDF, en inglés o en alemán, con divisas y diseños que cambian cada vez. Alguien las vuelve a teclear. Luego alguien emite la autofactura.

Tras el fin del esterometro, ese segundo paso ya no es un cumplimiento lateral: es TD17, TD18 o TD19 hacia el SDI. El despacho o la administración que compra a proveedores UE y extra-UE sigue haciendo dos trabajos a mano. No es un ERP que falte. Es un documento que el SDI nunca vio.

Por qué las facturas extranjeras siguen siendo un trabajo aparte

La factura italiana es un XML FatturaPA: el ERP la importa, como mucho se revisa. La factura extranjera es un archivo. A menudo por email, a veces un escaneo, casi nunca el mismo formato que el mes anterior. Los campos están todos — proveedor, base, divisa, líneas — pero no son un esquema. Son tinta.

• Proveedores intra-UE: bienes (TD18) o servicios (TD17), con integración del IVA
• Proveedores extra-UE: inversión del sujeto pasivo y TD19, más datos aduaneros cuando hacen falta
• Divisas distintas del euro, a convertir en el registro
• Maestros que casar: VAT UE, tax ID extra-UE, sede, IBAN
• Picos en el despacho: muchos clientes, pocos PDF cada uno, todos antes de la liquidación

Quién debe hacer qué: IDP y ERP

Aquí es fácil elegir mal el producto. La autofactura es un acto fiscal del cesionario italiano. La emite el software que ya habla con el SDI — ERP, TeamSystem, Zucchetti, Fatture in Cloud. Un IDP que la enviara se convertiría en intermediario fiscal, con conservación, naturalezas de IVA y rectificaciones. No es el oficio de LOCRAI, y no es lo que los asesores quieren delegar a un extractor de documentos.

La pieza que el ERP no sabe hacer solo es la otra: leer el PDF extranjero. Extraer los campos, normalizarlos, entregarlos en el trazado que el ERP usa para registrar la compra y disparar su autofactura nativa. Dos sistemas, un flujo. LOCRAI estructura el documento; el ERP cierra el cumplimiento.

Qué llega del PDF, qué sale del ERP

Del documento extranjero hacen falta los mismos datos que hoy alguien copia a mano: maestro del proveedor, número y fecha, divisa e importes, tipos o exenciones, líneas, referencias de pedido. Esos campos, verificados, van en el payload hacia el ERP. Allí el ERP crea el asiento de compra y, si expone la API, genera TD17, TD18 o TD19 como ya hace desde la interfaz.

• LOCRAI: ingesta (email, subida, API), extracción, controles de totales y maestro, export o webhook
• ERP: registro, tipo de documento SDI, envío, conservación
• Despacho: excepciones, naturalezas de IVA, clientes sin API — no retipar cada PDF

Si un ERP no expone «crear autofactura», nos detenemos en el documento de compra estructurado. Mejor decirlo: un conector que precarga el registro ya es un salto respecto al copia y pega. Prometer la emisión en todos los ERP, no.

El caso del despacho

En una empresa el volumen está en unos pocos proveedores extranjeros, siempre los mismos. En el despacho es al revés: muchos clientes, dos o tres PDF al mes cada uno, layouts distintos, plazos alineados con la liquidación. Retipar es caro; mezclar clientes es peor. Hace falta aislamiento por organización, no un único montón de archivos.

El flujo que aguanta es: buzón o subida por cliente → extracción sobre el PDF extranjero → revisión solo bajo umbral → export al software contable de ese cliente. La autofactura sigue donde el despacho la emite hoy. Cambia quién ya tecleó los números.

Qué no es este artículo

No es una consulta sobre qué TD usar, ni un sustituto del asesor. La clasificación fiscal sigue siendo vuestra. LOCRAI entrega campos comparables; la naturaleza del IVA y el tipo de documento SDI los decide quien registra. No sustituimos conservación, intermediario ni el ciclo de compras ya cubierto por el SDI en las facturas italianas.

El punto de partida es una muestra real: mezcla de facturas UE y extra-UE, el ERP que usáis, y si ya existe un comando de autofactura que llamar. Desde ahí se ve si basta el export o hace falta el conector. Para verlo en vuestros PDF, pedid una demo.