Tickets y recibos: de la foto a los datos para la nota de gastos

Una comida durante un viaje de trabajo, un aparcamiento o una compra de materiales: cada gasto genera un documento que debe llegar a quien lo gestiona. Se fotografía el ticket, el recibo llega por correo y el PDF acaba en una carpeta. Después alguien abre los archivos y copia fecha, comercio e importe en la hoja de gastos o en el sistema de gestión.

LOCRAI permite adquirir tickets y recibos, extraer sus datos con IA y aplicar controles antes de exportarlos o integrarlos con los sistemas empresariales. El resultado útil es un conjunto de campos consultables y reutilizables, vinculados al documento de origen.

Qué datos extraer de un ticket o recibo

Antes de automatizar, define qué información necesita realmente el proceso. Un ticket de cafetería y un recibo de aparcamiento tienen estructuras y contenidos distintos. Los campos deben reflejar tanto el documento como el formato requerido por el sistema de destino.

• Comercio o emisor, con los datos identificativos disponibles.
• Fecha y, cuando resulte útil y esté indicada, hora de la operación.
• Número o referencia del documento, si aparece.
• Importe total y moneda.
• Base, impuestos y forma de pago, cuando estén indicados y sean legibles.
• Descripción e importe de cada concepto, cuando el flujo los requiera y figuren en el documento.

Un campo ausente debe tratarse como ausente. Si un dato no figura en el documento o la foto no permite leerlo con suficiente confianza, el proceso debe prever una revisión en lugar de completar la información por suposición.

Capturar el documento antes de perderlo

La app LOCRAI para iPhone y Android permite fotografiar documentos o importar PDF e imágenes de la galería. Puedes seguir el estado de procesamiento desde el móvil con la misma cuenta del panel web. Es una vía de entrada útil para quien recoge justificantes durante la jornada: descubre la app móvildescubre la app móvil.

Una foto completa y enfocada reduce el trabajo posterior. Incluye todos los bordes, evita reflejos y dobleces sobre el total y comprueba que la fecha y la cabecera sean legibles. Si el ticket es largo, verifica que se distingan las líneas. Una imagen borrosa o recortada puede requerir una nueva captura.

Leer un importe no significa haberlo verificado

La IA extrae la información; los controles deterministas comprueban condiciones explícitas. Cuando el documento muestra todas las cifras necesarias, se puede verificar la coherencia entre líneas, subtotales y total. El flujo también puede exigir fecha, importe y otros campos imprescindibles antes de continuar.

Si la confianza de la extracción es insuficiente o un control detecta una incoherencia, la revisión permite comparar los campos con el documento original. El umbral debe adaptarse al trabajo: una cifra dudosa no debería convertirse silenciosamente en un reembolso incorrecto. Consulta cómo utilizar la puntuación de confianzacómo utilizar la puntuación de confianza.

La nota de gastos también necesita contexto empresarial

El ticket recoge los datos de la compra, pero normalmente no identifica el proyecto o centro de coste al que pertenece. Empleado, viaje, cliente y motivo del gasto deben asociarse en el flujo de recogida o en el sistema de gestión. Son datos que la IA no debe inventar.

La detección de duplicados y la aprobación también requieren reglas claras en el sistema que gestiona la nota de gastos. Comercio, fecha, referencia e importe extraídos pueden ayudar a ese sistema a identificar posibles duplicados. Un límite por categoría debe aplicarse según las condiciones y excepciones definidas por la empresa.

Un ejemplo: del recibo fotografiado a la revisión

Un colaborador fotografía un recibo de aparcamiento de 12,50 euros. LOCRAI adquiere la imagen y extrae los datos disponibles, como emisor, fecha y total. Si el total resulta poco legible, el documento pasa a revisión según el umbral configurado. Quien revisa compara el campo con la foto y corrige cualquier error.

Una vez preparados, los datos pueden exportarse al sistema que compone la nota de gastos. Allí se asocian colaborador y viaje y se aplican las reglas de aprobación. La lectura del justificante y la decisión empresarial sobre el gasto siguen siendo pasos distintos y controlables.

Llevar los datos al sistema de gestión

LOCRAI permite exportar en CSV, Excel, JSON y XML e integrar mediante API y webhooks. El formato debe acordarse con el sistema de destino: nombres de campos, fechas, representación de importes y referencias al documento. Lee cómo integrar la extracción en tu ERPcómo integrar la extracción en tu ERP.

Para empezar, reúne una muestra de los documentos que recibes: tickets nítidos y descoloridos, recibos PDF y fotos fáciles y difíciles. Define los campos obligatorios, las condiciones de revisión y el formato de entrega. Puedes solicitar una demo con tus documentossolicitar una demo con tus documentos para evaluar el flujo antes de extenderlo a toda la empresa.